Accessos directes:

Gestió documental

En aquest apartat es troba la documentació relativa a la política de gestió documental de l'Àrea Metropolitana de Barcelona i els instruments amb els quals es desenvoluparà i desplegarà els seus efectes.

Gestió documental
En els darrers anys s'han publicat diverses lleis, tant a nivell estatal com autonòmic, que posen de relleu un creixent interès en una correcta gestió dels arxius i documents de l'administració pública. Els arxius guanyen importància com a fonts principals d'informació per a preservar la memòria històrica de les institucions, i al mateix temps es constitueixen en un pilar per donar compliment tant a la necessitat de dotar-se d'un sistema de gestió dels documents i de la informació de les administracions publiques, com per al compliment de les obligacions en matèria de transparència i participació ciutadana. Cal tenir present que els documents que es creen avui son la informació del demà; per tant, l'arxiu ha d'incidir en tots els àmbits dels processos que concerneixen els documents, des que s'han concebut fins que s'eliminen o es decideix conservar-los permanentment.

La Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents recull en el seu article 7 l'obligació d'incorporar, en la gestió d'ordinària de totes les organitzacions públiques, un sistema de gestió documental que abasti la producció, la tramitació, el control, l'avaluació i la conservació dels documents i l'accés a aquests, garantint-ne un tractament correcte mentre siguin utilitzats administrativament, amb l'objectiu de garantir-ne l'autenticitat i la integritat dels continguts, així com la conservació i la confidencialitat.

La mateixa Llei 10/2001, en el seu art. 2, incorpora una definició acurada del que s'ha d'entendre per gestió documental:

"Art. 2 Conceptes

e) Sistema de gestió documental: el conjunt d'operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l'anàlisi de la producció, la tramitació i el valor dels documents, que tenen com a finalitat controlar d'una manera eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, l'ús, la conservació i l'eliminació o la transferència dels documents."


Fins a la irrupció de la tramitació electrònica en la gestió administrativa de les administracions publiques, la gestió documental ha estat interioritzada en les organitzacions com una part important del procediment administratiu, en tant que les diferents normes reguladores fixen tot un seguit d'obligacions per a una correcta formació i tramitació dels expedients administratius; expedients que finalitzen el seu cicle de vida amb la transferència a l'Arxiu històric per a la seva conservació permanent, on passen a ser sotmesos als més rigorosos controls per a garantir l'autenticitat i la integritat dels documents continguts, així com la seva confidencialitat.

Però és amb l'inici de la tramitació electrònica, i el canvi de paradigma que es produeix en l'ús de la informació i els documents, amb la incorporació de la firma electrònica i la producció de documents electrònics amb plena validesa legal i el seu caràcter immaterial, que es fa necessari incorporar una política corporativa de gestió dels documents, amb independència del seu suport, per tal de garantir-ne l'autenticitat, la integritat, la conservació a llarg termini i l'accés pel personal autoritzat.

És en aquesta línia que l'Àrea Metropolitana de Barcelona ha estat treballant en la implantació de l'expedient electrònic i el document electrònic autèntic com a eixos vertebradors d'un model d'administració electrònica enterament sense paper, en el marc de l'impuls donat per

La Llei 11/2007, de 22 de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics
La Llei 29/2010, de 3 d'agost, de l'ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya
La Llei 39/2015, d'1 d'octubre, de procediment administratiu comú

No obstant això, sembla del tot evident que la clau de l'èxit del canvi es troba en tres aspectes fonamentals, com són:
  1. Que aquesta transició es fonamenti en una gestió documental coherent i homogènia, que respongui a les necessitats de l'entitat a mig i llarg termini.
  2. Que el capital humà i l'organització en tot el seu conjunt impulsin efectivament els canvis que el procés incorporarà en la nostra tasca quotidiana.
  3. Que la maduresa tecnològica permeti no només el compliment legal sinó també extraure els beneficis en eficiència i agilitat administrativa que es poden obtenir d'un model de gestió modern i eficaç, a partir d'un repositori amb els instruments arxivístics implantats, que garanteixin una conservació a llarg termini de la informació, així com dels seus suports i formats.
Ens trobem amb l'oportunitat de no només donar compliment als requeriments legals, sinó aprofitar l'oportunitat per a extreure els màxims beneficis de la utilització de les tecnologies de la informació per simplificar els processos de gestió, incrementar l'eficiència i reduir costos, directes i indirectes.

A l'AMB ja fa anys que es treballa amb un model de gestió basat en l'ús de documents electrònics, amb el convenciment que la modernització de la seva infraestructura tecnològica permetrà garantir:
  • Eficàcia en la gestió. La incorporació d'eines de tramitació i gestió d'expedients agilitzarà el funcionament de l'organització i donarà majors garanties de l'assoliment dels objectius.
  • Eficiència en l'aprofitament dels recursos. Reduint el temps que s'inverteix en la gestió de documents en paper, estalviant en espai destinat al seu arxiu, millorant els circuits de tramitació, així com reduint el propi consum de materials.
  • Seguretat de la informació. La definició de sistemes de preservació documental permet aplicar mecanismes automatitzats per controlar l'accés a la documentació i garantir la conservació del coneixement de l'organització a llarg termini.
  • Transparència. El fet que la documentació estigui disponible en un suport fàcilment compartible dóna adequada resposta també a la voluntat de sotmetre a escrutini públic la labor de l'entitat, d'acord amb la normativa vigent (Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern).
  • Compliment normatiu. No menys important és l'objectiu de donar resposta a les obligacions imposades per diferents lleis, molt especialment la Llei 11/2007, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, la Llei 10/2001, d'arxius i documents, la Llei 29/2010, de l'ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya, la Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern i, un cop entri en vigor, la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, de procediment administratiu comú.
En una primera fase, a l'AMB s'han centrat esforços principalment en el desenvolupament dels elements tecnològics que han de permetre prestar els principals serveis i funcionalitats de gestió documental que necessiten els usuaris. Tot i això, per assolir la totalitat dels objectius esmentats s'ha identificat la necessitat de disposar d'un model de gestió documental sòlid que governi la formació i tramitació dels expedients administratius, que doni cobertura tècnica i jurídica a les solucions tecnològiques que l'AMB ja té en funcionament.

A la vista d'aquesta necessitat, i en consonància amb el marc normatiu existent, l'AMB ha establir els mecanismes tècnics que permeten no només generar i gestionar documents electrònics, sinó assegurar l'autenticitat i la integritat, i garantir-ne la preservació i la disponibilitat a llarg termini, així com l'accés segur al seu contingut. També s'identifiquen un conjunt d'instruments tècnics d'ús obligat que faran possible l'aplicació pràctica de la gestió dels documents electrònics a l'AMB.

El RD 4/2010, de 8 de gener, regula l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat en l'àmbit de l'administració electrònica i, en particular, en el seu art. 21, sobre condicions per a la recuperació i conservació de documents, disposa el següent:

"Artículo 21. Condiciones para la recuperación y conservación de documentos


1. Las Administraciones públicas adoptaran las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su cicló de vida. Tales medidas incluirán:


a) La definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la formación y gestión de los documentos y expedientes."


Al seu torn, l'art. 22.4, in fine, del RD 4/2010 esmentat, trasllada a la Política de gestió documental la definició de les mesures a adoptar en la conservació a llarg termini dels documents signats electrònicament, així com de les metadades de gestió del document i les funcionals associades a ells, en els termes següents:

"Artículo 22. Seguridad


.............


4. Los aspectos relativos a la firma electrónica en la conservación del documento electrónico se establecerán en la Política de firma electrónica y de certificados, y a través del uso de formatos de firma longeva que preserven la conservación de las firmas a lo largo del tiempo.


Cuando la firma y los certificados no puedan garantizar la autenticidad y la evidencia de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, éstas les sobrevendrán a través de su conservación y custodia en los repositorios y archivos electrónicos, así como de los metadatos de gestión de documentos y otros metadatos vinculados, de acuerdo con las características que se definirán en la Política de gestión de documentos."


La definició de la Política de gestió de documents electrònics s'incorpora en l'annex del RD 4/2010, com a Glossari de termes:

"Orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida."


Tal com es desprèn de les bases normatives esmentades, el RD 4/2010, en regular l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, utilitza profusament el terme política per referir-se a les orientacions i directrius que han de fixar-se, entre altres àmbits, per a la gestió documental. I es per tot això que, per a la definició d'aquest model de gestió basat en l'ús del document electrònic, es considera necessari aprovar i desenvolupar la seva Política de gestió documental, que s'adequa al marc normatiu esmentat. Aquesta Política ha estat elaborada des de la Secretaria General, amb el suport del Servei d'Informàtica, principals impulsors del projecte d'Administració electrònica.

Puja

L'objecte de la Política de gestió documental és l'establiment d'un conjunt de directrius, procediments, pràctiques i normes per tal de garantir una gestió responsable i eficient dels documents i dels expedients al llarg de tot el seu cicle de vida, és a dir, des de la seva generació o incorporació al sistema fins la seva disposició (eliminació o conservació permanent en un servei d'arxius).

Aquesta Política té com a finalitat  principal assegurar que els documents que es gestionen són autèntics, fiables, íntegres i que serveixen a la finalitat de donar suport a les funcions i activitats de la institució durant el temps en el qual despleguen els seus efectes o se'n poden derivar responsabilitats.

Aquesta Política és d'aplicació a l'Àrea Metropolitana de Barcelona i afecta la totalitat del personal al seu servei, sigui en grau de dependència directa de la institució o a través d'empreses externes.

La Política s'aplicarà a tots els documents en qualsevol mena de suport (paper o electrònic), creats o rebuts per l'AMB en la mesura que són testimoni i evidència de les seves activitats, més enllà de la seva data de creació i dels efectes que se'n puguin derivar.

Puja

La gestió documental a l'Àrea Metropolitana de Barcelona es desenvoluparà seguint les directrius següents:
  • Tots els documents de caràcter administratiu, tècnic o econòmic han de pertànyer a un expedient. Els expedients han de tenir una numeració única per a tota l'AMB, i s'han de classificar d'acord amb el Quadre de Classificació de documents de l'entitat.
  • Els expedients de nova creació s'han de formar, preferiblement, en format electrònic.
  • Els documents produïts sota el control de l'Àrea Metropolitana de Barcelona s'han de crear, preferiblement, en suport electrònic.
  • Els documents rebuts de fonts externes s'han de digitalitzar de manera segura, quan sigui possible, seguint el model de digitalització definit a l'efecte.
  • L'expedient es crearà en el moment de començar la tramitació i es tancarà, un cop assolits els efectes de l'activitat administrativa. Caldrà que en el moment del tancament es generi un índex de l'expedient que garanteixi la integritat del seu contingut. Si cal incorporar un document una vegada tancat l'expedient, caldrà reobrir l'expedient amb el corresponent flux d'aprovació per part del responsable administratiu corresponent i generar un nou foliat de l'expedient tot mantenint l'anterior.
Per a una correcta gestió documental dels expedients, caldrà complir amb els criteris següents:
  • Aplicar de manera sistemàtica els criteris de conservació i eliminació dels documents que per a cada sèrie documental descriguin les taules d'avaluació corresponents.
  • Aplicar la legislació vigent per tal de garantir l'accés i la disponibilitat dels documents i expedients en qualsevol fase del seu cicle de vida.
  • Disposar d'un pla de continuïtat per a preservar els documents i els expedients, tant en paper com electrònics, durant tot el seu cicle de vida, ja sigui determinat o indefinit.
  • No s'eliminarà cap document o expedient si no ha transcorregut el termini establert per a la seva conservació, o si no existeix l'autorització prèvia de l'autoritat qualificadora competent. Els processos d'eliminació comprendran l'esborrat i la destrucció de tots els suports d'informació, incloent les còpies de seguretat.
En particular, en relació amb els expedients electrònics:
  • El procés de creació i captura dels documents electrònics cal que contempli la seva identificació i vinculació amb l'expedient del qual en formen part, el tractament de les metadades bàsiques, i el procediment d'entrada en el sistema de gestió de documents.
  • La identificació de tots els documents ha de seguir un model de descripció i metadades bàsiques.
    • Les metadades bàsiques obligatòries constitueixen un conjunt mínim d'informació de context definit amb la finalitat de facilitar el coneixement immediat i automatitzable de les característiques bàsiques del document electrònic.
  • També ha d'estar normalitzada la configuració dels documents dins  els expedients, seguint el catàleg de tipologies documentals previst al model  de gestió de documents electrònics de l'AMB.
  • Progressivament es farà l'anàlisi de cada procediment per tal de definir correctament la seva tramitació electrònica, que inclourà la definició del contingut de l'expedient, per tal de fixar quins són els documents necessaris que l'integren i com s'han de produir, gestionar i conservar.
  • El Vocabulari de Metadades de l'AMB està definit pel seu model de gestió de documents electrònics.
En qualsevol cas, les metadades hauran de ser informades en el moment de la creació dels documents/expedients electrònics. L'ús de les metadades mínimes obligatòries garanteix la disponibilitat, integritat i conservació dels documents i expedients, facilitant la seva gestió, recuperació i eliminació.

Els criteris anteriors suposen unes pautes essencials d'obligat compliment que cal adaptar i aplicar en un context de legalitat, responsabilitat, multidisciplinarietat, simplificació administrativa, seguretat, transparència, perdurabilitat i neutralitat tecnològica.

Puja

Aquesta Política es desenvoluparà i desplegarà els seus efectes a través de l'aprovació i publicació de les corresponents instruccions tècniques,  mitjançant  les quals es facilitaran les directrius sobre l‘ús pràctic dels instruments arxivístics que tot seguit es descriuen i que es desenvoluparan en el model de gestió de documents electrònics de l'Àrea Metropolitana de Barcelona:
  1. Quadre de classificació integrat. És l'instrument que permet classificar les sèries documentals en base a la seva funció dins l'organització, integrant aquesta informació amb les taules d'avaluació documental i els criteris d'accés. Els documents i expedients s'han de classificar en el moment de la seva creació. Els processos d'eliminació de  la  documentació  estan directament vinculats  amb  el Quadre de classificació, havent d'estar autoritzats i quedar enregistrats per tal de deixar constància de la seva eliminació.
  2. Model de descripció i metadades bàsiques. Defineix la manera com es denominen els expedients i els documents, i normalitza la seva descripció mitjançant un conjunt de metadades mínimes que cal incorporar als expedients i documents. Les metadades han d'estar vinculades als documents i als expedients des del moment de la seva creació per tal de poder ser identificats, descrits i conservats, així com per garantir l'accés al seu contingut d'una manera ràpida i eficaç.
  3. Catàleg de tipologies documentals. Identifica les tipologies de document, des del punt de vista funcional, que configuren els expedients de la AMB, associant-les a un sistema de plantilles i formularis que simplifiqui la seva creació, i faciliti la seva diferenciació i manteniment.
  4. Catàleg de formats de documents electrònics. Identifica els formats tecnològics admesos a la AMB, amb previsió de la possible obsolescència futura i les necessitats de migració d'acord amb el previst a les Normes tècniques d'interoperabilitat vigents.
  5. Política de seguretat i accés. Estableix el model de rols i permisos a aplicar per tal de fixar els drets d'accés (consulta i, si s'escau, modificació) de la documentació corporativa, a través de l'assignació de les persones a grups d'usuaris en funció del seu rol i funcions dins l'organització.
  6. Model de digitalització segura. Descriu el procediment a aplicar per tal de generar còpies electròniques autèntiques de documents en paper, definint el format del document resultant, les metadades a incorporar, i els mecanismes de seguretat exigits per tal que la còpia electrònica tingui la mateixa validesa que l'original en paper, i sigui perdurable en el temps.
  7. Model d'impressió segura. Descriu la manera com es generen còpies en paper de documents originals electrònics, de tal manera que aquestes còpies tinguin plena validesa i es puguin contrastar amb els originals a través de la web de l'AMB.
  8. Política de preservació i obsolescència dels documents i expedients electrònics. Descriu l'estratègia de l'entitat per garantir la integritat, seguretat, autenticitat, disponibilitat i interpretabilitat dels documents electrònics a llarg termini, establint mecanismes per superar l'obsolescència tecnològica i criptogràfica.
  9. Política de signatura electrònica i ús dels certificats digitals. Defineix la manera com s'aplica la signatura electrònica a l'organització: quins certificats seran d'aplicació per a cada ús concret, quins s'admeten quan són utilitzats per tercers, quins formats tecnològics de signatura i de documents es generen i l'ús al qual serveixen, i finalment, quines persones, o rols, dins l'organització poden signar documents electrònics, i amb quina tecnologia.

Puja

L'establiment, la implementació i la supervisió de la Política de gestió documental és d'aplicació i obligat compliment per a la totalitat del personal de l'AMB i, molt especialment:
  • L'Alta Direcció, que n'ha de garantir l'impuls i la sostenibilitat mitjançant l'assignació dels recursos adients i l'aprovació de normatives adequades.
  • Els responsables de procediments administratius, que hauran d'adequar els procediments administratius dels quals en siguin responsables als principis, criteris i directrius fixades en aquesta Política de gestió documental, així com a la resta d'instruments de gestió aprovats en el seu desenvolupament.
  • La Secretaria, a través de l'Arxiu, que serà l'òrgan responsable del manteniment, la supervisió i l'actualització de la Política de gestió documental, i haurà de:
    • Desenvolupar els instruments arxivístics que se li encomanen com a conseqüència d'aquesta política i els que siguin necessaris en el futur, sotmetent-los a l'aprovació formal de l'òrgan competent.
    • Participar en la definició dels procediments de gestió automatitzada i dels documents i expedients associats.
    • Vetllar per la correcta aplicació dels instruments arxivístics interns descrits en la Política de gestió documental i els successivament aprovats.
    • Vetllar per l'adequació de la normativa aplicable amb caràcter general i les instruccions de caràcter intern que la desenvolupin, per tal de garantir la seguretat i la responsabilitat legal subjacent en els procediments administratius.
  • Els Servei d'Informàtica, que hauran de garantir que les plataformes tecnològiques apliquen adequadament els criteris definits per la Política de gestió documental. Per tal de garantir la viabilitat tecnològica dels elements que integren aquesta política, participaran en la definició d'aquells instruments arxivístics que tinguin implicacions tecnològiques directes. També seran responsables de modelar els circuits administratius i aplicar les tècniques de reenginyeria de processos, respectant estrictament els criteris definits per la Política de gestió documental i conjuminant-los amb la necessària simplificació administrativa
Sobre la base del que s'ha descrit, tot el personal al servei de l'AMB que participi en la tramitació d'un procediment administratiu o tingui relació amb la gestió de la informació, sigui indirectament o directa, haurà d'aplicar els requeriments de la Política de gestió documental aprovada.

Puja