Gestió documental

En aquest apartat es troba la documentació relativa a la política de gestió documental de l'Àrea Metropolitana de Barcelona i els instruments amb els quals es desenvoluparà i desplegarà els seus efectes.

Gestió documental
En els darrers anys s'han publicat diverses lleis, tant a nivell estatal com autonòmic, que posen de relleu un creixent interès en una correcta gestió dels arxius i documents de l'administració pública. Els arxius guanyen importància com a fonts principals d'informació per a preservar la memòria històrica de les institucions, i al mateix temps es constitueixen en un pilar per donar compliment tant a la necessitat de dotar-se d'un sistema de gestió dels documents i de la informació de les administracions publiques, com per al compliment de les obligacions en matèria de transparència i participació ciutadana. Cal tenir present que els documents que es creen avui son la informació del demà; per tant, l'arxiu ha d'incidir en tots els àmbits dels processos que concerneixen els documents, des que s'han concebut fins que s'eliminen o es decideix conservar-los permanentment.

La Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents recull en el seu article 7 l'obligació d'incorporar, en la gestió d'ordinària de totes les organitzacions públiques, un sistema de gestió documental que abasti la producció, la tramitació, el control, l'avaluació i la conservació dels documents i l'accés a aquests, garantint-ne un tractament correcte mentre siguin utilitzats administrativament, amb l'objectiu de garantir-ne l'autenticitat i la integritat dels continguts, així com la conservació i la confidencialitat.

La mateixa Llei 10/2001, en el seu art. 2, incorpora una definició acurada del que s'ha d'entendre per gestió documental:

"Art. 2 Conceptes

e) Sistema de gestió documental: el conjunt d'operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l'anàlisi de la producció, la tramitació i el valor dels documents, que tenen com a finalitat controlar d'una manera eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, l'ús, la conservació i l'eliminació o la transferència dels documents."


Fins a la irrupció de la tramitació electrònica en la gestió administrativa de les administracions publiques, la gestió documental ha estat interioritzada en les organitzacions com una part important del procediment administratiu, en tant que les diferents normes reguladores fixen tot un seguit d'obligacions per a una correcta formació i tramitació dels expedients administratius; expedients que finalitzen el seu cicle de vida amb la transferència a l'Arxiu històric per a la seva conservació permanent, on passen a ser sotmesos als més rigorosos controls per a garantir l'autenticitat i la integritat dels documents continguts, així com la seva confidencialitat.

Però és amb l'inici de la tramitació electrònica, i el canvi de paradigma que es produeix en l'ús de la informació i els documents, amb la incorporació de la firma electrònica i la producció de documents electrònics amb plena validesa legal i el seu caràcter immaterial, que es fa necessari incorporar una política corporativa de gestió dels documents, amb independència del seu suport, per tal de garantir-ne l'autenticitat, la integritat, la conservació a llarg termini i l'accés pel personal autoritzat.

És en aquesta línia que l'Àrea Metropolitana de Barcelona ha estat treballant en la implantació de l'expedient electrònic i el document electrònic autèntic com a eixos vertebradors d'un model d'administració electrònica enterament sense paper, en el marc de l'impuls donat per

La Llei 11/2007, de 22 de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics
La Llei 29/2010, de 3 d'agost, de l'ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya
La Llei 39/2015, d'1 d'octubre, de procediment administratiu comú

No obstant això, sembla del tot evident que la clau de l'èxit del canvi es troba en tres aspectes fonamentals, com són:
  1. Que aquesta transició es fonamenti en una gestió documental coherent i homogènia, que respongui a les necessitats de l'entitat a mig i llarg termini.
  2. Que el capital humà i l'organització en tot el seu conjunt impulsin efectivament els canvis que el procés incorporarà en la nostra tasca quotidiana.
  3. Que la maduresa tecnològica permeti no només el compliment legal sinó també extraure els beneficis en eficiència i agilitat administrativa que es poden obtenir d'un model de gestió modern i eficaç, a partir d'un repositori amb els instruments arxivístics implantats, que garanteixin una conservació a llarg termini de la informació, així com dels seus suports i formats.
Ens trobem amb l'oportunitat de no només donar compliment als requeriments legals, sinó aprofitar l'oportunitat per a extreure els màxims beneficis de la utilització de les tecnologies de la informació per simplificar els processos de gestió, incrementar l'eficiència i reduir costos, directes i indirectes.

A l'AMB ja fa anys que es treballa amb un model de gestió basat en l'ús de documents electrònics, amb el convenciment que la modernització de la seva infraestructura tecnològica permetrà garantir:
  • Eficàcia en la gestió. La incorporació d'eines de tramitació i gestió d'expedients agilitzarà el funcionament de l'organització i donarà majors garanties de l'assoliment dels objectius.
  • Eficiència en l'aprofitament dels recursos. Reduint el temps que s'inverteix en la gestió de documents en paper, estalviant en espai destinat al seu arxiu, millorant els circuits de tramitació, així com reduint el propi consum de materials.
  • Seguretat de la informació. La definició de sistemes de preservació documental permet aplicar mecanismes automatitzats per controlar l'accés a la documentació i garantir la conservació del coneixement de l'organització a llarg termini.
  • Transparència. El fet que la documentació estigui disponible en un suport fàcilment compartible dóna adequada resposta també a la voluntat de sotmetre a escrutini públic la labor de l'entitat, d'acord amb la normativa vigent (Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern).
  • Compliment normatiu. No menys important és l'objectiu de donar resposta a les obligacions imposades per diferents lleis, molt especialment la Llei 11/2007, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, la Llei 10/2001, d'arxius i documents, la Llei 29/2010, de l'ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya, la Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern i, un cop entri en vigor, la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, de procediment administratiu comú.
En una primera fase, a l'AMB s'han centrat esforços principalment en el desenvolupament dels elements tecnològics que han de permetre prestar els principals serveis i funcionalitats de gestió documental que necessiten els usuaris. Tot i això, per assolir la totalitat dels objectius esmentats s'ha identificat la necessitat de disposar d'un model de gestió documental sòlid que governi la formació i tramitació dels expedients administratius, que doni cobertura tècnica i jurídica a les solucions tecnològiques que l'AMB ja té en funcionament.

A la vista d'aquesta necessitat, i en consonància amb el marc normatiu existent, l'AMB ha establir els mecanismes tècnics que permeten no només generar i gestionar documents electrònics, sinó assegurar l'autenticitat i la integritat, i garantir-ne la preservació i la disponibilitat a llarg termini, així com l'accés segur al seu contingut. També s'identifiquen un conjunt d'instruments tècnics d'ús obligat que faran possible l'aplicació pràctica de la gestió dels documents electrònics a l'AMB.

El RD 4/2010, de 8 de gener, regula l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat en l'àmbit de l'administració electrònica i, en particular, en el seu art. 21, sobre condicions per a la recuperació i conservació de documents, disposa el següent:

"Artículo 21. Condiciones para la recuperación y conservación de documentos


1. Las Administraciones públicas adoptaran las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su cicló de vida. Tales medidas incluirán:


a) La definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la formación y gestión de los documentos y expedientes."


Al seu torn, l'art. 22.4, in fine, del RD 4/2010 esmentat, trasllada a la Política de gestió documental la definició de les mesures a adoptar en la conservació a llarg termini dels documents signats electrònicament, així com de les metadades de gestió del document i les funcionals associades a ells, en els termes següents:

"Artículo 22. Seguridad


.............


4. Los aspectos relativos a la firma electrónica en la conservación del documento electrónico se establecerán en la Política de firma electrónica y de certificados, y a través del uso de formatos de firma longeva que preserven la conservación de las firmas a lo largo del tiempo.


Cuando la firma y los certificados no puedan garantizar la autenticidad y la evidencia de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, éstas les sobrevendrán a través de su conservación y custodia en los repositorios y archivos electrónicos, así como de los metadatos de gestión de documentos y otros metadatos vinculados, de acuerdo con las características que se definirán en la Política de gestión de documentos."


La definició de la Política de gestió de documents electrònics s'incorpora en l'annex del RD 4/2010, com a Glossari de termes:

"Orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida."


Tal com es desprèn de les bases normatives esmentades, el RD 4/2010, en regular l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, utilitza profusament el terme política per referir-se a les orientacions i directrius que han de fixar-se, entre altres àmbits, per a la gestió documental. I es per tot això que, per a la definició d'aquest model de gestió basat en l'ús del document electrònic, es considera necessari aprovar i desenvolupar la seva Política de gestió documental, que s'adequa al marc normatiu esmentat. Aquesta Política ha estat elaborada des de la Secretaria General, amb el suport del Servei d'Informàtica, principals impulsors del projecte d'Administració electrònica.